City says $26 million fleet discrepancy tied to accounting code

The City of Fernley said this week that a $26 million discrepancy in its reported fleet 

expenditures from its 2024-25 fiscal year budget was the result of an accounting code that 

combined fleet and grant expenses. 

The discrepancy was reported by the website DOGE Nevada, which pointed out that the city had 

spent $25.7 million on its vehicle fleet since 2012.  

DOGE Nevada’s article highlights what appears to be a significant discrepancy between the 

City’s reported fleet spending and its actual vehicle and equipment inventory. Specifically, the 

article references a $29 million fleet budget for FY25 and compares it to approximately $3 

million in fleet purchases made between 2012 and mid-2024.  

The numbers cited in the article were pulled from Fernley’s OpenGov.com Transparency Portal, 

which aggregates financial data for public viewing. But a statement issued this week by 

Management Analyst Casey Kasten on behalf of the city said that, due to a legacy accounting 

structure, the portal has been displaying inflated figures for the Fleet Department for some time.  

The city’s statement said that historically, both the city’s Grants Fund and General Fund Fleet 

Department expenditures were assigned the same department code (-480). This caused the portal 

to combine expenditures from both areas, including nearly $20 million in grant-funded capital 

projects, such as the Community Response and Resource Center construction, under the Fleet 

category. Additionally, the city said OpenGov.com’s reporting method adds revenues and 

expenditures together, further distorting the totals.  

For example, in Fiscal Year 2024, the city budgeted $173,000 for fleet but reported $8.1 million 

in spending, which the city said is largely due to grant-related expenditures like the Community 

Response and Resource Center.  

In FY25, the portal shows $29.4 million in total fleet spending, which the city says includes both 

revenues and expenditures from grant-funded projects, not actual fleet purchases. 

To prevent future confusion, the city’s statement said the city revised its accounting structure in 

May 2025 as part of the FY26 budget process, assigning distinct department codes to separate 

grant and fleet expenditures. The city’s statement also said staff are actively working to update 

the OpenGov.com Portal to reflect accurate department-level data and ensure transparency 

moving forward.  

 The city received a public records request from the website asking for detailed records about the 

city’s fleet spending. The city’s statement said it will work to provide a breakdown of operating 

vs. capital fleet costs; budget amendments for FY23 and FY24; purchase orders for large 

acquisitions; asset register updates and internal charge schedules. Each of those items were listed 

in the DOGE Nevada article as records it was requesting. 

“We understand the importance of public trust and are taking steps to ensure our financial 

reporting meets the highest standards,” the city’s statement said. “We always encourage residents 

to reach out with questions and will continue to provide updates as we correct the data 

presentation in our transparency portal.”